記入した日報は自動で工事台帳に反映
細かなニーズにお応えした工事・業務管理システム

株式会社真中建設様の工事・業務管理システムを開発いたしました。見積から工事台帳の作成、請求までを一貫して行うシステムで、各帳票は連携しています。見積書の明細や金額を元に工事台帳を作成し、原価を記入した工事台帳から請求書を作成することができます。

各帳票の明細に内訳を設定できる、通常請求書・総括請求書の二種類の請求書を作成することができるなどお客様の使用方法、目的に合ったシステムとなりました。

株式会社真中建設様は静岡県周智郡森町に本社を構える建設会社です。足場工事をはじめとした仮設工事全般を請け負っていらっしゃいます。お客様との信頼関係も、従業員が安心して働ける環境づくりも、両方大切にしている地元に根差した企業です。

使用するソフトウェア

使用するハードウェア

このシステムはパソコンでの業務に特化しています。

工事・業務管理システムの名の通り、実際の作業を記録する日報や工事台帳と見積や請求、入金管理といった事務的な内容を同じシステムの中で管理できます。システムの強みは「連携すること」で、見積書と工事台帳を紐づけ無駄な入力を省くこと、記録した日報から自動で工事ごとにかかった原価を算出すること、工事台帳の原価を参照した請求書を作成することなどが得意です。

それでは、実際に使用する際の流れを追いながらシステムをご紹介します。

はじめに、見積書か工事台帳のどちらかを作成します。どちらを先に作成した場合でも後からもう片方の帳票を作成することができます。その際、既に作成している帳票のデータを元にもう片方の帳票を作成することとなります。

見積書-工事台帳間に限らず、ある帳票を元に別の帳票を作成する際は明細や合計金額などが引き継がれる仕組みになっています。作成は基本的にボタンを押すだけで完了するようになっており、項目の転記ミスや別々の帳票の混同、金額間違いなどを防ぎます。

工事台帳で原価の管理、資料の管理などを行います。

一日の終わりに日報を開き、どの工事で誰がどのくらい作業したのかを記入します。すると工事台帳の原価欄に日時、作業員氏名、稼働時間などが自動的に入力され蓄積されます。合計金額は都度更新され、集計の手間が省けます。

日報は入力後に「確定」ボタンを押したものから工事台帳へ反映されます。長期工事で日報が増えた場合も修正が容易になるよう、日報一覧画面には検索機能も搭載しました。

同じ日の同じ工事の日報は一件にしたいですよね。本システムでは「日付」「工事(現場と得意先)」を見て重複をチェックしており、意図せず日報が二重作成されないようにシステムが制御をします。

日報にはその日にかかった外注費や交通費、材料費も記入することができます。これらも工事台帳のそれぞれの箇所に反映されています。その日かかった原価が一画面ですべて入力できる、シンプルで整った画面構成にいたしました。

今までに作成した帳票を元にして請求と入金の管理も行うことができます。特に請求書は都合に応じて複数の形態から選択できるように調整しました。まず通常請求書と総括請求書の二種類があり、このうち通常請求書は内訳書の形式により「一般」「常用」「出来高」に分かれています。

(株)真中建設様は多くのお客様に対してサービスを提供していらっしゃいます。工事を行う場所、建物の規模も様々なら請求書を発行する相手も様々です。そこで内訳書も含めて数種類の請求書を発行できるようにしています。ただし画面上で行う操作はできるだけ共通になるように開発いたしました。

例えば、すべての請求書は簡単な操作で印刷・PDF出力が可能です。ボタンの挙動やレイアウトの位置をそろえるなどの工夫により、一つの画面で操作を覚えれば他の画面も同じ感覚で使えるようになっています。

通常請求書(出来高)は、一度ですべての請求をしないことを前提とした機能です。今回分の請求書をベースに次回分の請求書を作成する機能も搭載しました。請求を重ねるうちに内容が異なってくる……という事態を起こしません。

通常請求書ごとに入金の管理を行えます。日付、支払方法、金額などを記入し、請求残高を可視化します。手入力にはなりますが、最後までしっかり責任をもってお客様とのお取引を行うために活用していただける機能です。